Hoeveel tijd verliest een vastgoedkantoor aan repetitieve taken?

In het kort

De grootste tijdvreters binnen een vastgoedkantoor zijn niet altijd de grote taken. Het zijn vaak kleine handelingen die iedere dag opnieuw terugkomen.

Een afspraak bevestigen, gegevens overnemen, documenten opzoeken, een aanvraag doorsturen of dezelfde wijziging op verschillende plaatsen uitvoeren. Vijf minuten hier en tien minuten daar lijkt weinig, tot je het over een volledige maand bekijkt.

Niet al die taken hoeven geautomatiseerd te worden. Persoonlijk contact, advies en commerciële beslissingen blijven net belangrijk.

De grootste winst zit bij voorspelbaar werk dat telkens op ongeveer dezelfde manier gebeurt. Door juist die taken eenvoudiger te maken, blijft er meer tijd over voor klanten, bezoeken en dossiers die echt aandacht vragen.

Waar gaat die tijd eigenlijk naartoe?

Vraag een makelaar wat een groot deel van zijn werkdag inneemt en het antwoord zal waarschijnlijk niet zijn: gegevens kopiëren, mails bevestigen en documenten zoeken.

Toch gebeuren dat soort taken voortdurend.

Een kandidaat-koper vraagt informatie. Een afspraak moet bevestigd worden. Een verkoper stuurt een ontbrekend document door. Een prijs verandert en moet aangepast worden. Een collega heeft informatie uit een dossier nodig.

Geen enkele taak is op zichzelf groot genoeg om als tijdvreter aan te voelen.

Het probleem is hoe vaak ze terugkomt.

Vijf minuten die je één keer uitvoert, stellen weinig voor. Vijf minuten die iedere werkdag meerdere keren terugkomen, worden op termijn wel een aanzienlijk deel van je werkweek.

Niet alle repetitieve taken zijn even zichtbaar

Sommige terugkerende taken herken je onmiddellijk. Andere zijn zo verweven met de dagelijkse werking dat je ze bijna niet meer opmerkt.

Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe aanvraag via de website.

De gegevens komen binnen, iemand bekijkt over welk pand het gaat, zoekt de juiste makelaar en zorgt ervoor dat de aanvraag op de juiste plaats terechtkomt. Daarna volgt mogelijk nog een bevestiging of verdere opvolging.

Of een afspraak voor een bezichtiging. Datum en uur worden afgesproken, in de agenda geplaatst en vervolgens bevestigd aan de kandidaat.

Ook wijzigingen zorgen voor extra werk. Een nieuwe prijs, andere beschikbaarheid of aangepaste informatie moet soms op meerdere plaatsen correct staan.

Het zijn geen moeilijke taken. Het zijn vooral veel kleine taken.

Wanneer wordt repetitief werk een probleem?

Niet iedere handeling die vaker voorkomt, moet verdwijnen.

Een kandidaat-koper persoonlijk bellen na een bezichtiging is ook terugkerend werk. Toch kan juist dat gesprek belangrijk zijn om te begrijpen wat iemand zoekt.

Hetzelfde geldt voor contact met een verkoper, onderhandelingen of het voorbereiden van een waardebepaling.

Daar zit menselijke meerwaarde.

Interessanter zijn de handelingen waarbij je bijna iedere keer exact hetzelfde doet.

Een afspraak in een agenda zetten. Een standaardbevestiging versturen. Gegevens van het ene systeem naar het andere overnemen. Een nieuwe aanvraag aan het juiste dossier koppelen.

Daar voeg je als makelaar weinig toe door iedere stap zelf uit te voeren.

Kijk naar wat er vóór en na je echte werk gebeurt

Een handige manier om repetitief werk te herkennen, is kijken naar alles rond de taak waarvoor je eigenlijk nodig bent.

Neem een bezichtiging.

De bezichtiging zelf vraagt jouw tijd en aandacht. Je ontvangt de kandidaat, kent het pand, beantwoordt vragen en voelt aan hoe serieus de interesse is.

Maar rond dat bezoek zitten allerlei kleinere handelingen: de afspraak vastleggen, bevestigen, eventueel herinneren, gegevens verzamelen en achteraf registreren wat er gebeurd is.

Bij een nieuw verkoopdossier gebeurt hetzelfde.

Het gesprek met de eigenaar, de waardebepaling en het advies zijn inhoudelijk werk. Documenten verzamelen, gegevens op de juiste plaats zetten en standaardcommunicatie versturen zijn ondersteunende handelingen.

Juist daar zit ruimte om tijd terug te winnen zonder de persoonlijke dienstverlening te verminderen.

Wat kun je eenvoudiger maken?

Een goede eerste vraag is niet: wat kunnen we allemaal automatiseren?

Kijk liever naar welke taken aan drie voorwaarden voldoen:

• Ze komen regelmatig terug.
• Ze verlopen bijna iedere keer op dezelfde manier.
• De benodigde informatie is al digitaal beschikbaar.

Een aanvraag via je website kan bijvoorbeeld automatisch bij het juiste pand en de juiste persoon terechtkomen.

Een gemaakte afspraak kan automatisch gevolgd worden door een bevestiging en herinnering.

Een wijziging in je vastgoed-CRM kan automatisch doorstromen naar je website.

Interne meldingen kunnen automatisch naar de juiste collega gaan wanneer een bepaalde stap in een dossier bereikt is.

De makelaar hoeft daardoor niet minder betrokken te zijn. Alleen het werk tussen die belangrijke momenten wordt kleiner.

Begin niet met alles tegelijk

Wie naar zijn volledige kantoorwerking kijkt, vindt waarschijnlijk tientallen dingen die efficiënter zouden kunnen.

Probeer ze niet allemaal tegelijk op te lossen.

Kies één terugkerende taak waarvan mensen op kantoor regelmatig denken: dit moet ik alweer doen.

Kijk vervolgens hoe vaak die taak voorkomt en welke stappen iedere keer hetzelfde zijn. Misschien kan één stap verdwijnen. Misschien kunnen twee systemen informatie met elkaar uitwisselen. Misschien volstaat een betere vaste werkwijze.

Het hoeft niet meteen een grote automatisering te zijn.

Kleine tijdswinst telt snel op

Een proces vijf minuten sneller maken klinkt niet indrukwekkend.

Maar als dat proces meerdere keren per dag voorkomt, wordt het een ander verhaal. Vijf minuten minder administratie betekent niet alleen vijf minuten gewonnen tijd. Het betekent ook minder onderbrekingen tijdens ander werk.

En dat is uiteindelijk waar efficiënter werken binnen een vastgoedkantoor om draait.

Niet zoveel mogelijk automatiseren, maar ervoor zorgen dat mensen hun tijd kunnen besteden aan het werk waarvoor hun aandacht daadwerkelijk nodig is.